La certification Qualiopi est devenue un standard incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics. En tant qu’outil de garantie de la qualité des formations, elle s’impose comme une étape essentielle pour tout acteur du secteur qui souhaite rester compétitif sur le marché. Ce guide détaillé vous expliquera en profondeur ce qu’est la certification Qualiopi, ses avantages, ses critères, ainsi que les étapes nécessaires pour l’obtenir et la maintenir.
La certification Qualiopi
La certification Qualiopi est un dispositif mis en place par l’État français pour garantir la qualité des prestations des organismes de formation. Son obtention permet aux organismes de formation, aux centres de formation d’apprentis (CFA), et aux structures proposant la validation des acquis de l’expérience (VAE) de continuer à bénéficier de financements publics tels que ceux accordés par les OPCO ou via le Compte Personnel de Formation (CPF). Cette certification est obligatoire pour tout organisme qui souhaite prouver la qualité de ses services.
Définition et objectifs de la certification
Lancée en 2019, la certification Qualiopi s’inscrit dans une démarche de transparence et de contrôle de la qualité des actions de formation. L’objectif principal de cette certification est d’assurer un niveau de prestation conforme aux exigences du Référentiel National Qualité. Elle se base sur des critères stricts permettant d’évaluer la qualité des formations proposées, garantissant ainsi aux apprenants et financeurs la conformité aux standards requis.
Les types d’organismes concernés
Tous les organismes de formation, les CFA, les structures qui proposent la VAE ainsi que les prestataires d’accompagnement à l’orientation professionnelle sont concernés par cette certification. Pour continuer à proposer leurs services tout en accédant aux financements publics, ces acteurs doivent impérativement obtenir la certification Qualiopi.
Pourquoi la certification Qualiopi est-elle nécessaire ?
La certification Qualiopi est devenue une étape incontournable pour les organismes qui souhaitent obtenir des financements publics. Outre cet aspect réglementaire, cette certification permet également aux organismes de formation de renforcer leur crédibilité et d’optimiser leurs processus internes, grâce à la mise en place des critères définis par le Référentiel National Qualité.
Rôle dans l’accès aux financements publics
Depuis le 1er janvier 2022, seuls les organismes de formation certifiés Qualiopi peuvent accéder aux financements publics, tels que le CPF, les aides des OPCO, ou encore les financements régionaux. Cette obligation légale a pour but de garantir que les fonds publics soient alloués à des prestations de qualité, respectant des normes précises. Un organisme non certifié ne pourra plus prétendre à ces financements, ce qui pourrait limiter son activité et sa compétitivité.
Les avantages pour un organisme de formation
Au-delà de l’aspect financier, la certification Qualiopi présente plusieurs avantages pour les organismes de formation. Tout d’abord, elle permet de :
- Améliorer la crédibilité et la visibilité de l’organisme auprès des apprenants et des financeurs.
- Renforcer la qualité des services proposés, grâce à l’application des critères du Référentiel National Qualité.
- Optimiser les processus internes pour une meilleure organisation et une meilleure gestion des formations.
Le référentiel national qualité : les 7 critères de Qualiopi
Pour obtenir la certification Qualiopi, un organisme de formation doit se conformer à un ensemble de critères spécifiques. Ces critères, au nombre de 7, sont regroupés dans le Référentiel National Qualité et couvrent les différents aspects de l’organisation, de la gestion, et de l’évaluation des prestations de formation.
Présentation des 7 critères de qualité
Les critères de la certification Qualiopi sont les suivants :
- Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées.
- Critère 2 : La définition des objectifs de la prestation et son adaptation aux publics bénéficiaires.
- Critère 3 : L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi et d’évaluation.
- Critère 4 : Les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en place.
- Critère 5 : La qualification et le développement des compétences des personnels en charge des prestations.
- Critère 6 : L’inscription et l’investissement de l’organisme dans son environnement professionnel.
- Critère 7 : La collecte et la prise en compte des retours des parties prenantes.
Exigences spécifiques pour chaque critère
Chacun de ces critères est accompagné de sous-indicateurs permettant d’évaluer précisément les pratiques de l’organisme de formation. Par exemple, pour le critère 1, l’organisme doit prouver que les informations concernant ses prestations sont clairement communiquées au public, à travers des supports de communication appropriés (site internet, brochures, etc.). Le critère 4, quant à lui, exige que les moyens pédagogiques mis en place soient adaptés aux objectifs et aux publics formés.
Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi
L’obtention de la certification Qualiopi est un processus structuré en plusieurs étapes. Pour s’assurer de la réussite de cette démarche, il est important de bien se préparer, de choisir un organisme certificateur accrédité, et de comprendre les enjeux liés à l’audit de certification.
Préparation à la certification
Avant de commencer la procédure officielle pour obtenir la certification Qualiopi, il est recommandé de réaliser un audit interne. Cet audit permettra d’identifier les points faibles de l’organisation et de s’assurer que tous les critères du Référentiel National Qualité sont respectés. Voici quelques étapes clés de la préparation :
- Évaluer les pratiques actuelles de l’organisme en fonction des 7 critères de Qualiopi.
- Mettre en place des actions correctives si des écarts sont identifiés lors de l’audit interne.
- Former le personnel pour qu’il maîtrise les exigences de Qualiopi et puisse répondre aux questions de l’auditeur.
En anticipant les exigences de l’audit, un organisme de formation peut réduire les risques d’échec lors de l’audit officiel.
Choisir un organisme certificateur accrédité
Pour obtenir la certification, il est nécessaire de passer par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité français d’accréditation). Voici quelques exemples d’organismes certificateurs accrédités :
- APAVE Certification,
- Bureau Veritas,
- ICPF,
- SGS Certification.
Le choix d’un organisme certificateur dépend de plusieurs facteurs, notamment la spécialisation du certificateur dans le secteur de la formation et les coûts associés. Il est conseillé de comparer plusieurs offres avant de faire un choix.
L’audit de certification : déroulement et enjeux
Une fois l’organisme certificateur choisi, l’audit de certification est planifié. Cet audit se déroule en plusieurs phases :
- Examen des documents fournis par l’organisme (offre de formation, processus internes, etc.).
- Entretiens avec le personnel de l’organisme pour évaluer la compréhension des critères Qualiopi.
- Évaluation de la conformité aux 7 critères du Référentiel National Qualité.
À l’issue de l’audit, l’auditeur fournit un rapport détaillé indiquant si l’organisme est conforme ou non. En cas de non-conformité, des actions correctives devront être mises en place avant de recevoir la certification.
Combien coûte la certification Qualiopi ?
Le coût de la certification Qualiopi varie en fonction de la taille de l’organisme, du nombre de sites audités, et du choix de l’organisme certificateur. Ce coût inclut l’audit initial ainsi que l’audit de surveillance, obligatoire pour maintenir la certification sur le long terme.
Les coûts directs
Les coûts directs de la certification incluent principalement les frais de l’audit initial et de l’audit de surveillance. En moyenne, le coût d’un audit pour un petit organisme de formation est compris entre 900 € et 1 500 € pour l’audit initial. L’audit de surveillance, qui intervient 18 mois après l’obtention de la certification, coûte généralement entre 600 € et 1 200 €.
Les coûts indirects
En plus des coûts directs, il convient de prendre en compte les coûts indirects, tels que le temps passé à la préparation de la certification et la mise en place des actions correctives. La réorganisation des processus internes peut également entraîner des coûts supplémentaires, notamment en termes de ressources humaines. Cependant, cet investissement est souvent rentabilisé par l’accès aux financements publics qu’il permet de conserver.
Le maintien de la certification : audit de surveillance
Une fois obtenue, la certification Qualiopi n’est pas définitive. Afin de garantir que l’organisme continue à respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), un audit de surveillance est obligatoire. Cet audit doit être réalisé dans un délai de 18 mois après l’obtention du certificat initial, et il permet de vérifier la bonne application des critères de qualité sur le long terme.
Qu’est-ce que l’audit de surveillance ?
L’audit de surveillance est un contrôle périodique qui intervient pour vérifier la conformité continue de l’organisme aux 7 critères de Qualiopi. Pendant cet audit, l’auditeur évalue plusieurs indicateurs de performance et de qualité afin de s’assurer que les processus mis en place lors de l’audit initial sont maintenus dans le temps. Si des écarts sont détectés, l’organisme peut être amené à fournir un plan d’actions correctives pour corriger ces défaillances.
Bonnes pratiques pour réussir l’audit de surveillance
Pour se préparer à l’audit de surveillance, il est recommandé de :
- Maintenir une documentation à jour sur les processus et les formations délivrées.
- Assurer un suivi régulier des retours des apprenants et des financeurs afin de garantir l’amélioration continue.
- Réaliser un bilan interne des actions menées tous les ans pour s’assurer que les critères du RNQ sont respectés.
La bonne gestion des indicateurs de qualité est essentielle pour réussir cet audit, car l’auditeur s’appuie sur ces éléments pour juger de la conformité de l’organisme.
Les sanctions en cas de non-conformité
L’obtention et le maintien de la certification Qualiopi sont essentiels pour continuer à bénéficier des financements publics. Si un organisme ne parvient pas à renouveler sa certification ou échoue lors de l’audit de surveillance, il peut faire face à des sanctions importantes, incluant la perte de ses droits à ces financements. De plus, cela pourrait nuire à la réputation de l’organisme, rendant plus difficile la conquête de nouveaux apprenants.
Conséquences du non-renouvellement de la certification
En cas de non-renouvellement du certificat, un organisme de formation ne peut plus prétendre aux financements publics et subira une baisse significative de compétitivité. Il est donc essentiel d’être conforme en permanence aux exigences de la certification pour éviter ces sanctions.
Délai de mise en conformité
Si des non-conformités sont identifiées lors de l’audit, l’organisme dispose généralement d’un délai de 30 jours pour corriger les écarts relevés. Passé ce délai, un second audit de vérification pourra être réalisé pour s’assurer que les corrections ont bien été mises en place. Si ces actions correctives ne sont pas satisfaisantes, la certification pourra être retirée.
Comment se préparer efficacement à la certification Qualiopi ?
La préparation à la certification Qualiopi est une étape cruciale. Elle nécessite un véritable travail d’équipe et une organisation rigoureuse pour s’assurer que tous les critères du RNQ sont respectés. La clé du succès réside dans la planification et l’anticipation des exigences à travers un audit interne rigoureux et la mise en place des processus nécessaires.
Ressources pour une préparation optimale
Pour vous aider à vous préparer à la certification, plusieurs ressources sont disponibles en ligne, notamment des guides pratiques et des formations dédiées. Il est également conseillé de se rapprocher d’organismes spécialisés dans l’accompagnement à la certification Qualiopi. Cela permet d’identifier les points faibles et de corriger les lacunes avant l’audit officiel.
L’importance d’un audit interne
Avant de solliciter l’audit de certification, il est recommandé de réaliser un audit interne pour identifier les écarts par rapport aux critères du RNQ. Cet audit interne permet de corriger les défaillances en amont et de préparer des preuves de conformité solides pour l’audit officiel.
Prêt à obtenir votre certification Qualiopi ? Passez à l’action dès aujourd’hui !
La certification Qualiopi est un passage obligé pour tous les organismes de formation qui souhaitent rester compétitifs et bénéficier des financements publics en France. Grâce à une préparation rigoureuse et au respect des critères du RNQ, il est possible de réussir cette étape et de garantir la qualité des prestations proposées aux apprenants.
N’attendez plus pour débuter votre démarche de certification ! En mettant en place un travail d’équipe et en suivant les bonnes pratiques évoquées dans cet article, vous serez en mesure de décrocher et de maintenir votre certificat Qualiopi.
