La certification Qualiopi est devenue une référence pour les organismes de formation en France. Elle garantit que les prestataires respectent un certain niveau de qualité dans la conception et la mise en œuvre de leurs actions de formation. L’un des aspects cruciaux de ce processus de certification repose sur les audits Qualiopi. Ces audits permettent de vérifier la conformité de l’organisme aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Dans cet article, nous allons explorer en détail les différents types d’audits Qualiopi, leur déroulement et leur importance pour les organismes de formation.
Les audits dans le cadre de la certification Qualiopi
Les audits sont essentiels pour s’assurer que les organismes de formation respectent les critères de qualité définis par le RNQ. La certification Qualiopi repose sur la réalisation de plusieurs types d’audits, chacun ayant un rôle spécifique dans le cycle de certification. En fonction de la phase où se trouve l’organisme, un audit initial, de surveillance ou de renouvellement est nécessaire. Ces audits visent à évaluer la capacité des structures à offrir des prestations de qualité, et leur bon déroulement conditionne l’obtention ou le maintien de la certification.
Les différents types d’audits Qualiopi
Le processus de certification Qualiopi s’appuie sur trois principaux types d’audits : l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement. Chaque audit a des objectifs et des modalités spécifiques. Leur bonne compréhension est essentielle pour les organismes souhaitant obtenir ou maintenir leur certification.
L’audit initial Qualiopi
Qu’est-ce que l’audit initial pour la certification Qualiopi ?
L’audit initial est la première étape pour les organismes qui souhaitent obtenir la certification Qualiopi. Il s’agit d’un audit exhaustif qui vérifie la conformité des pratiques de l’organisme avec les exigences du RNQ. Cet audit permet d’évaluer si l’organisme de formation respecte bien les critères de qualité nécessaires à la délivrance de la certification.
Déroulement de l’audit initial
L’audit initial se déroule en plusieurs étapes. Tout d’abord, l’organisme doit soumettre un dossier comportant des documents justificatifs tels que le catalogue de formations, les modalités d’évaluation des acquis et les processus de gestion administrative. Ensuite, l’auditeur planifie une visite sur site pour observer la mise en œuvre des formations et des processus internes. Cette visite dure généralement entre 1 et 2 jours, en fonction de la taille de la structure.
- Préparation : Collecte des documents et analyse des procédures internes.
- Visite de l’auditeur : Vérification sur site des pratiques et entretiens avec le personnel.
- Restitution : Rapport d’audit détaillant les points conformes et les axes d’amélioration.
Les critères de réussite de l’audit initial
Pour réussir l’audit initial, l’organisme doit prouver sa conformité aux 7 critères du Référentiel National Qualité, qui comprennent des aspects tels que la gestion des compétences, la veille sectorielle et la satisfaction des bénéficiaires. Par exemple, le critère n°1, qui concerne les objectifs de formation et leur adéquation avec les publics, requiert des preuves tangibles comme les évaluations de satisfaction des apprenants.
L’audit de surveillance Qualiopi
Pourquoi un audit de surveillance est-il nécessaire ?
L’audit de surveillance intervient après l’audit initial, généralement entre 14 et 24 mois après la délivrance de la certification Qualiopi. Son but est de vérifier la continuité des bonnes pratiques au sein de l’organisme et de s’assurer que les non-conformités potentielles relevées lors de l’audit initial ont été corrigées. Cet audit est obligatoire pour garantir que la qualité est maintenue tout au long de la durée de validité de la certification.
Le déroulement de l’audit de surveillance
L’audit de surveillance est plus léger que l’audit initial, mais il reste néanmoins exigeant. Il se concentre principalement sur les points de non-conformité relevés lors de l’audit initial et sur l’évolution des pratiques de l’organisme. La visite de l’auditeur, qui peut être réalisée à distance ou sur site, dure généralement une demi-journée.
- Préparation : Mise à jour des documents et corrections des non-conformités.
- Visite de suivi : Vérification des améliorations apportées.
Comment réussir l’audit de surveillance ?
Pour bien préparer l’audit de surveillance, il est crucial de maintenir une veille continue sur les exigences de Qualiopi et de conserver des traces écrites de toutes les actions d’amélioration mises en œuvre. Par exemple, documenter les formations internes des formateurs et conserver les enquêtes de satisfaction sont des éléments souvent vérifiés lors de cet audit.
L’audit de renouvellement Qualiopi
Présentation de l’audit de renouvellement de la certification Qualiopi
L’audit de renouvellement intervient à la fin du cycle de certification, soit tous les 3 ans après l’obtention du certificat Qualiopi. Son objectif est de vérifier que l’organisme continue de respecter les exigences du Référentiel National Qualité. Cet audit est plus approfondi que l’audit de surveillance et couvre l’ensemble des critères de la certification, assurant ainsi la qualité continue des prestations. C’est une étape majeure pour les organismes qui souhaitent prolonger leur certification et continuer à bénéficier de sa marque de qualité.
Le déroulement de l’audit de renouvellement
Le déroulement de l’audit de renouvellement est similaire à celui de l’audit initial, mais il se base également sur les observations réalisées lors des précédents audits. Le certificateur va examiner en détail les pratiques de l’organisme et leur évolution, notamment la mise en œuvre des actions correctives issues des audits précédents. La visite sur site peut durer entre 1 et 3 jours selon la taille de la structure et le nombre de formations proposées.
- Préparation : Révision complète des processus et actualisation des documents.
- Visite sur site : Évaluation des pratiques sur place par le certificateur.
- Restitution : Rapport d’audit indiquant les points forts et les axes d’amélioration.
Les bonnes pratiques pour réussir l’audit de renouvellement
Pour réussir l’audit de renouvellement, il est essentiel de mettre en place un système de suivi et d’amélioration continue. Cela inclut la réalisation d’un plan d’action pour corriger les éventuelles non-conformités relevées dans les audits précédents. Par exemple, un indicateur de suivi de la satisfaction des apprenants peut être un atout pour démontrer l’engagement de l’organisme dans une démarche de qualité continue.
Les critères communs aux différents audits Qualiopi
Quels sont les critères communs évalués lors des audits Qualiopi ?
Quel que soit le type d’audit, certains critères sont systématiquement vérifiés par le certificateur. Ces critères portent principalement sur la gestion des compétences, la veille pédagogique, et la satisfaction des bénéficiaires. Ces éléments sont essentiels pour prouver la conformité de l’organisme au Référentiel National Qualité et garantir la qualité des formations proposées. Le respect de ces critères est un prérequis pour obtenir et conserver le certificat.
Focus sur les documents et preuves attendus
Les organismes doivent fournir plusieurs documents lors des audits, tels que les bilans pédagogiques, les plans de formation, et les retours d’expérience des apprenants. Le cas échéant, l’auditeur peut demander des preuves supplémentaires pour valider la conformité aux critères du référentiel. Par exemple, la tenue à jour d’un registre de formation des formateurs et la documentation des actions de veille réglementaire sont des preuves souvent attendues.
Les points de vigilance pour chaque audit
Chaque audit comporte des points de vigilance spécifiques, mais certains aspects restent constants. Les organismes doivent notamment s’assurer que les processus décrits dans leurs documents sont bien appliqués dans la réalité. Une incohérence entre la documentation et les pratiques sur le terrain peut constituer un point de non-conformité. La préparation en amont est donc essentielle pour anticiper les attentes des auditeurs et faciliter le bon déroulement de l’audit.
Les avantages d’une bonne préparation aux audits Qualiopi
Pourquoi bien se préparer aux audits Qualiopi ?
Une bonne préparation aux audits Qualiopi est primordiale pour garantir la réussite des différentes étapes de la certification. Cela permet non seulement de sécuriser l’obtention du certificat Qualiopi, mais aussi d’améliorer la qualité des prestations de l’organisme de formation. Se préparer efficacement aux audits permet également de réduire les risques de non-conformité et de bénéficier d’un retour positif de la part des certificateurs.
Les bénéfices en termes de financement et de reconnaissance
La certification Qualiopi est indispensable pour accéder à des financements publics tels que les fonds de la formation professionnelle. Un organisme certifié peut ainsi proposer des formations éligibles aux financements de Pôle emploi ou des OPCO (Opérateurs de Compétences). De plus, la certification renforce la crédibilité de l’organisme auprès de ses clients, partenaires et apprenants, lui permettant de se démarquer sur un marché compétitif.
Anticipez vos audits Qualiopi pour une certification réussie !
Pour garantir la réussite des différents types d’audits Qualiopi, il est essentiel de se préparer en amont et de bien comprendre les attentes des auditeurs. L’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement jouent chacun un rôle clé dans le maintien de la certification. En adoptant une approche proactive et en mettant en place des actions correctives adaptées, les organismes peuvent sécuriser leur certification et continuer à offrir des formations de qualité à leurs apprenants.
