L’obtention de la certification Qualiopi représente une étape cruciale pour tout organisme de formation professionnelle en France. En effet, depuis le 1er janvier 2022, cette certification est devenue obligatoire pour accéder aux fonds publics ou mutualisés de la formation professionnelle. Face à cet enjeu majeur, de nombreux organismes s’interrogent sur la démarche à suivre pour obtenir cette certification qualité indispensable.
La certification Qualiopi vise à garantir la qualité des actions de formation professionnelle selon un référentiel national unique. Elle témoigne de la professionnalisation du secteur de la formation et offre aux organismes certifiés une reconnaissance officielle de leur engagement qualité.
Dans ce guide complet, nous allons détailler comment obtenir la certification Qualiopi, chaque étape du processus de certification pour vous permettre d’aborder cette démarche avec confiance et méthode.
Comprendre la certification Qualiopi : bases essentielles
Avant de se lancer dans le processus pour obtenir la certification Qualiopi, il est essentiel de bien comprendre les fondamentaux de la démarche et ses implications pour votre organisme de formation.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est une marque de certification qualité délivrée par l’État français. Elle résulte de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Cette certification atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences.
La certification s’appuie sur un référentiel national unique comportant sept critères qualité, déclinés en trente-deux indicateurs. Ces critères ont été spécifiquement conçus pour évaluer la qualité des processus mis en œuvre par les organismes de formation professionnelle.
L’idée de ce guide n’est pas de discuter de la pertinence ou non des différents critères et indicateurs mais bien de vous expliquer comment obtenir la certification Qualiopi.
Pourquoi la certification Qualiopi est-elle obligatoire ?
L’obligation de certification Qualiopi répond à plusieurs objectifs majeurs :
La régulation du marché de la formation professionnelle en garantissant une qualité de service homogène sur l’ensemble du territoire. Cette harmonisation permet d’assurer une meilleure lisibilité de l’offre de formation pour les entreprises et les individus.
L’accès aux financements publics ou mutualisés constitue l’enjeu principal de la certification. Sans elle, un organisme ne peut plus bénéficier des fonds provenant :
- De l’État
- Des opérateurs de compétences (OPCO)
- De la Caisse des dépôts et consignations
- Des régions
- De Pôle emploi
Le secteur de la formation professionnelle dépend C’est pourquoi obtenir et conserver la certification Qualiopi est un enjeux majeur pour les centres de formation professionnelle.
Les organismes concernés par la certification
La certification Qualiopi concerne tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics ou mutualisés, notamment :
- Les organismes de formation continue qui dispensent des actions de formation professionnelle. Cette catégorie représente la majorité des structures concernées par la certification.
- Les centres de bilan de compétences qui accompagnent les professionnels dans leur évolution de carrière. Ces structures doivent également se conformer aux exigences de la certification pour poursuivre leurs activités avec des financements publics.
- Les organismes de VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) qui permettent la reconnaissance officielle de l’expérience professionnelle. Leur certification garantit la qualité de l’accompagnement proposé aux candidats.
Les 7 critères qualité de la certification Qualiopi
La compréhension approfondie des critères qualité constitue le socle de la préparation à la certification Qualiopi. Ces critères définissent le cadre d’évaluation de votre organisme.
Informations et communication sur les prestations
Le premier critère concerne la transparence et l’accessibilité des informations relatives à vos prestations de formation. Il exige :
Une communication claire et précise sur vos offres de formation, incluant :
- Les objectifs pédagogiques
- Les prérequis nécessaires
- Les modalités et délais d’accès
- Les tarifs pratiqués
- Les conditions générales de vente
La mise à disposition d’informations facilement accessibles sur :
- Les taux de satisfaction des apprenants
- Les résultats obtenus
- Les modalités de financement possibles
Identification des objectifs et adaptation aux publics
Comme nous l’abordons ensemble dans cette partie, l’obtention de la certification Qualiopi repose sur plusieurs critères essentiels, dont l’un des plus importants est l’identification des objectifs et l’adaptation des formations aux besoins spécifiques des apprenants.
Ce critère vise à évaluer la capacité de l’organisme de formation à définir des objectifs pédagogiques clairs et mesurables, tout en ajustant son offre pour répondre aux attentes variées des publics ciblés. Cela inclut une compréhension approfondie des profils des apprenants, de leurs attentes et de leurs contextes spécifiques, afin de proposer des parcours personnalisés et efficaces.
L’analyse des besoins du client et du bénéficiaire, notamment :
- La réalisation d’entretiens préalables
- L’évaluation des prérequis
- L’identification des objectifs professionnels
La personnalisation des parcours de formation avec :
- L’adaptation des modalités pédagogiques
- La prise en compte des situations de handicap
- L’ajustement des contenus aux niveaux des apprenants
Ingénierie des formations et interactions avec les apprenants
L’ingénierie pédagogique constitue un pilier fondamental de la certification Qualiopi. Elle doit démontrer la capacité de l’organisme de formation à concevoir et structurer des programmes de formation cohérents et adaptés aux besoins des apprenants. Cela inclut la mise en place de méthodes pédagogiques variées, la définition d’objectifs clairs, ainsi qu’une évaluation régulière des acquis.
L’interaction avec les apprenants joue également un rôle crucial, en garantissant une communication fluide, un suivi personnalisé et un environnement d’apprentissage favorable.
L’objectif est de favoriser un apprentissage actif et de garantir que chaque apprenant puisse évoluer dans les meilleures conditions possibles.
Elle doit démontrer :
La pertinence des méthodes pédagogiques employées, notamment :
- L’adéquation entre les objectifs et les moyens mis en œuvre
- La diversité des supports et outils pédagogiques
- L’adaptation aux différents styles d’apprentissage
Le suivi et l’accompagnement des apprenants à travers :
- Des évaluations régulières des acquis
- Des points d’étape individuels
- Des actions correctives si nécessaire
Les autres critères essentiels
Les critères restants de la certification Qualiopi portent sur :
La gestion des moyens humains et techniques :
- La qualification des formateurs
- L’adéquation des locaux et du matériel
- La maintenance des équipements
L’investissement dans l’environnement professionnel :
- La veille sur les évolutions du secteur
- Les partenariats avec les acteurs du territoire
- L’actualisation des contenus de formation
Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi
L’obtention de la certification Qualiopi suit un processus structuré qu’il convient de bien appréhender pour optimiser ses chances de réussite.
Ce parcours débute par une analyse approfondie des exigences du référentiel Qualiopi, afin de s’assurer que l’organisme de formation est en mesure de répondre à tous les critères définis.
Ensuite, une phase de préparation est nécessaire et nécessite une organisation rigoureuse pour mettre en place les actions concrètes qui permettront de satisfaire ces exigences, telles que l’élaboration de procédures internes et la formation des équipes.
Enfin, une évaluation externe par un organisme certificateur valide les démarches entreprises, aboutissant à l’obtention de la certification, sous réserve de remplir toutes les conditions requises.
La préparation administrative
La constitution du dossier administratif comprenant :
- Le numéro de déclaration d’activité à jour
- Les statuts de l’organisme
- Le bilan pédagogique et financier
- Les attestations fiscales et sociales
La sélection de l’organisme certificateur :
- Vérification de son accréditation par le COFRAC comme Certifopac
- Comparaison des offres et des tarifs
- Étude des modalités d’accompagnement proposées
L’audit initial : déroulement et points clés
L’audit initial représente une étape déterminante dans l’obtention de la certification Qualiopi :
La planification de l’audit nécessite :
- La définition du périmètre de certification
- Le choix des sites à auditer
- L’établissement du calendrier des entretiens
Le déroulement type de l’audit comprend :
- Une réunion d’ouverture pour présenter la méthodologie
- L’examen des preuves documentaires
- Des entretiens avec les différents acteurs
- Une réunion de clôture présentant les conclusions
Les documents nécessaires à préparer
La préparation documentaire constitue un travail essentiel :
Les documents qualité fondamentaux incluent :
- Le manuel qualité de l’organisme
- Les procédures opérationnelles
- Les formulaires et modèles types
- Les indicateurs de performance
Les preuves de conformité à rassembler :
- Les programmes détaillés des formations
- Les CV et qualifications des formateurs
- Les évaluations des formations passées
- Les conventions et contrats types
Préparer son organisme à l’audit Qualiopi
La préparation interne de l’organisme constitue une phase cruciale pour réussir la certification Qualiopi. Elle implique une révision complète des processus et des pratiques en place afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux exigences du référentiel.
Cette étape nécessite de mobiliser les équipes autour des critères clés, tels que l’identification des objectifs pédagogiques, l’adaptation des formations aux besoins des apprenants, et la mise en place d’un suivi rigoureux des actions de formation.
Il est également essentiel de collecter les preuves documentées qui attestent de la conformité des pratiques, afin de faciliter l’audit et de démontrer l’engagement de l’organisme à améliorer continuellement la qualité de ses services.
Mise en place du système qualité
L’implémentation d’un système qualité efficace nécessite :
Une organisation documentaire structurée :
- La cartographie des processus
- Les procédures de gestion documentaire
- Les outils de suivi et de mesure
- Les modalités d’amélioration continue
Des processus clairement définis pour :
- La conception des formations
- Le recrutement et la gestion des formateurs
- Le suivi des apprenants
- La gestion des réclamations
Formation des équipes aux exigences Qualiopi
La mobilisation des équipes autour du projet de certification est essentielle :
L’organisation de sessions de formation incluant :
- La présentation des critères et indicateurs
- L’explication des procédures internes
- Les exercices pratiques de mise en situation
- L’appropriation des outils qualité
La désignation et la formation des référents qualité pour :
- Piloter la démarche de certification
- Accompagner les équipes au quotidien
- Assurer la veille réglementaire
- Préparer les audits
Auto-évaluation et audit à blanc
La réalisation d’un diagnostic interne permet d’évaluer votre niveau de préparation à la certification Qualiopi :
L’auto-évaluation complète comprend :
- L’analyse des écarts par rapport au référentiel
- L’identification des points forts et axes d’amélioration
- La définition des actions correctives prioritaires
- La mesure des progrès réalisés
L’organisation d’un audit à blanc permet de :
- Tester la robustesse du système qualité
- Familiariser les équipes avec l’exercice
- Identifier les derniers ajustements nécessaires
- Renforcer la confiance des collaborateurs
Réussir l’audit de certification
La réussite de l’audit de certification Qualiopi nécessite une préparation minutieuse et une attitude professionnelle le jour J.
Le jour J : comment se déroule l’audit ?
L’audit de certification suit un protocole précis :
La réunion d’ouverture comprend :
- La présentation des participants
- Le rappel des objectifs de l’audit
- La validation du planning détaillé
- La présentation de la méthodologie d’audit
Le déroulement des entretiens inclut :
- Des échanges avec la direction
- Des interviews des formateurs
- Des rencontres avec le personnel administratif
- Des observations de situations pédagogiques
Les points de vigilance pendant l’audit
Certains aspects requièrent une attention particulière :
La présentation des preuves documentaires :
- Organisation méthodique des documents
- Facilité d’accès aux informations
- Traçabilité des actions menées
- Cohérence des éléments présentés
L’attitude à adopter pendant l’audit :
- Écoute active des questions de l’auditeur
- Réponses précises et documentées
- Transparence dans les échanges
- Capacité à reconnaître les points d’amélioration
Gérer les non-conformités éventuelles
La gestion des écarts identifiés lors de l’audit est cruciale :
Les types de non-conformités :
- Majeures : remettant en cause la certification
- Mineures : nécessitant des actions correctives
- Observations : suggérant des pistes d’amélioration
Le plan d’actions correctives doit prévoir :
- L’analyse des causes racines
- Les solutions proposées
- Les délais de mise en œuvre
- Les responsables désignés
Maintenir et renouveler sa certification Qualiopi
L’obtention de la certification Qualiopi n’est pas une fin en soi, mais le début d’une démarche d’amélioration continue.
Les obligations post-certification
Le maintien de la certification implique :
Un suivi régulier des indicateurs qualité :
- Taux de satisfaction des apprenants
- Taux de réussite aux formations
- Taux d’insertion professionnelle
- Respect des délais d’intervention
Une veille constante sur :
- Les évolutions réglementaires
- Les innovations pédagogiques
- Les besoins du marché
- Les retours des parties prenantes
L’audit de surveillance
L’audit de surveillance intervient entre le 14e et le 22e mois suivant la certification et permet de s’assurer que vous poursuivez les bonnes pratiques en terme de qualité de la formation professionnelle. Cet audit de surveillance est l’un des 3 types d’audit Qualiopi avec l’audit initial et l’audit de renouvellement.
La préparation de l’audit comprend :
- La mise à jour de la documentation
- L’analyse des indicateurs de performance
- Le suivi des actions d’amélioration
- La préparation des équipes
Les points spécifiquement examinés :
- Le maintien du système qualité
- Le traitement des réclamations
- Les actions correctives mises en œuvre
- L’évolution des pratiques
Préparer le renouvellement de la certification
Le renouvellement de la certification Qualiopi nécessite une anticipation dès la troisième année pour vous permettre de conserver cette certification cruciale pour votre activité, sans stress ni risque.
La planification du renouvellement inclut :
- L’évaluation globale du système qualité
- La mise à jour complète de la documentation
- La réalisation d’un audit interne approfondi
- La programmation de l’audit de renouvellement
Les points d’attention particuliers comprennent :
- L’analyse des évolutions de l’organisme
- La prise en compte des retours d’expérience
- L’actualisation des processus si nécessaire
- La formation continue des équipes
Conseils et bonnes pratiques pour réussir
Votre réussite repose sur l’application de bonnes pratiques éprouvées (et imposées). Pour obtenir la certification Qualiopi, vous pouvez commencer par éviter les pièges et naturellement mettre en place les éléments nécessaires dans les délais.
Les erreurs courantes à éviter
Certaines erreurs peuvent compromettre l’obtention de la certification :
Les pièges liés à la préparation :
- Une sous-estimation du temps nécessaire
- Un manque d’implication des équipes
- Une documentation trop complexe ou inadaptée
- Une préparation précipitée de dernière minute
- Ne pas se faire accompagner ou utiliser de kit Qualiopi
Les écueils à éviter pendant l’audit :
- Un manque de disponibilité des preuves
- Des incohérences dans les réponses
- Une attitude défensive face aux remarques
- Une mauvaise gestion du stress
Les outils et ressources disponibles
De nombreux outils peuvent faciliter la démarche de certification :
Les ressources externes comprennent :
- Les guides officiels du ministère du Travail
- Les formations spécialisées sur Qualiopi
- Les outils numériques de gestion de la qualité
- Les réseaux professionnels d’entraide
Les outils internes à développer :
- Les tableaux de bord de suivi
- Les matrices de conformité
- Les check-lists de contrôle
- Les modèles de documents types
Témoignages et retours d’expérience
Les retours d’expérience d’organismes certifiés sont précieux et peuvent être particulièrement encourageant pour les futurs candidats.
Voici quelques facteurs clés de succès identifiés auprès des organismes détenteurs de la certification Qualiopi :
- L’engagement fort de la direction
- La mobilisation de toute l’équipe
- L’approche progressive et méthodique
- Le maintien d’une dynamique positive
Les bénéfices fréquemment constatés après avec obtenu la certification :
- L’amélioration de l’organisation interne
- Le renforcement de la crédibilité
- L’augmentation de la satisfaction clients
- La facilitation des partenariats
Comment obtenir la certification Qualiopi en résumé ?
L’obtention de la certification Qualiopi représente un investissement significatif pour tout organisme de formation, mais c’est aussi une opportunité de professionnalisation et de développement. La clé du succès réside dans une préparation méthodique, une implication collective et une vision à long terme de la démarche qualité.
La certification ne doit pas être perçue comme une contrainte administrative, mais comme un levier de progrès permettant notamment de :
- Structurer vos processus internes
- Valoriser votre expertise en affichant son certificat sur vos supports de communication
- Gagner la confiance de nouveaux clients
- Vous différencier sur le marché
Pour réussir votre démarche de certification, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un projet d’entreprise qui nécessite du temps, de la rigueur et de l’engagement. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels expérimentés qui pourront vous guider dans les étapes clés du processus.
La certification Qualiopi n’est pas une fin en soi, mais le début d’une démarche d’amélioration continue qui vous permettra de développer durablement votre activité de formation dans un cadre professionnel reconnu.
